Bucher Industries

2007 erarbeitete Bucher seine Treasury-Vision, die auf eine hoch automatisierte Abwicklung abzielte. Dies umfasste auch die Auswahl und Einführung eines neuen TMS, um die vom Unternehmen damals eingesetzte Kombination aus automatisierten und manuellen Prozessen zu ersetzen. Nach Berücksichtigung verschiedener Systeme fiel die Entscheidung auf IT2 als neues TMS, das auf modularer Basis eingeführt wurde – zunächst für das Cash Management, dann für das Rechnungswesen. Der Artikel beschreibt die zahlreichen Herausforderungen, die mit der Implementierung der direkten Datenverarbeitung einhergingen, und das erfolgreiche Ergebnis, das sich nicht nur für das Back-Office, sondern für das gesamte Unternehmen als gewinnbringend erwies.

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Bucher nahm seinen Anfang im Jahr 1807 als Schmiede und ist mittlerweile ein weltweit tätiger Technologiekonzern für Maschinen- und Fahrzeugbau. Heute fertigt Bucher moderne Maschinen und Fahrzeuge in Produktionsstandorten auf der ganzen Welt. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in der Schweiz und es ist an der Schweizer Börse SIX kotiert. Im Jahr 2009 generierte Bucher mit rund 7200 Mitarbeitenden einen Umsatz von CHF 2,1 Mia.

Vor der Implementierung eines neuen Treasury Management System (TMS) verfügte Bucher über eine Kombination aus automatisierten und manuellen Prozessen für die Durchführung von Treasury bezogenen Aktivitäten und die Integration von Transaktionsdaten in das Buchungssystem des Unternehmens. Ausserdem hatten wir verschiedene Systeme und Berichte, welche die Grundlage unserer täglichen Cash-Position bildeten, anhand derer Handelsentscheidungen getroffen wurden. Diese mussten manuell und wiederholt abgeglichen werden, was arbeitsintensiv und fehleranfällig war, was wiederum unsere Handelsentscheidungen beeinträchtigte.

Ich hatte zuvor für Elopak gearbeitet, wo wir eine Treasury-Vision 2010 für das neue TMS von sehr erfolgreich implementiert hatten. Wir wollten das gleiche Mass an Effizienz und Automatisierung bei Bucher erreichen. Demzufolge entwickelten wir 2007 unsere Treasury-Vision 2010, deren Ziel eine hoch automatisierte und effiziente Abwicklung, einschliesslich Auswahl und Implementierung eines neuen TMS, war. Wir hatten zwei Ziele:

• Erstens die Erreichung eines vollständigen Straight-Through-Processing für das Cash Management

• Zweitens die Automatisierung der Erstellung von Buchungseinträgen für Treasury-Geschäfte (z. B. Devisengeschäfte, Transfers, Kredite, Einlagen, Zinsen, Bankgebühren, Devisengewinne/-verluste usw.) mit einer Schnittstelle zu unserem Hauptbuch-System (Abacus), damit wir uns jederzeit auf aktuelle Informationen verlassen können.

Nachdem wir die interne Genehmigung und Unterstützung für das Projekt erhalten hatten, wählten wir nach Erwägung von zwei Alternativen IT2 als unser TMS aus. Wir stellten fest, dass das System kosteneffektiv war und ein wesentlicher Vorteil darin bestand, dass wir die Umsetzung modular durchführen konnten, wobei zuerst das Cash Management und dann das Rechnungswesen implementiert wurden. Die Implementierung wurde erfolgreich abgeschlossen, jedoch gab es einige Herausforderungen.

Die Bilanz-, GuV- und Buchungsregeln wurden anhand des bestehenden Hauptbuchs erstellt; wir mussten das jedoch bis zu einem gewissen Grad umgestalten, da wir keinen Zugriff auf den erforderlichen Detaillierungsgrad hatten. Wir dokumentierten die Buchungsregeln für alle Transaktionen, was sich sowohl für die Einrichtung des TMS als auch für Audit-Zwecke als hilfreich erwies. Nachdem die Buchungsregeln definiert und im System eingerichtet worden waren, begannen wir mit dem Testen. Nach einigen Monaten begannen wir mit der Erstellung der Schnittfläche, was länger als erwartet dauerte, und der Implementierung des relevanten Dateiformats. Anschliessend testeten wir das System und die Oberfläche noch einen weiteren Monat lang; das Go-Live erfolgte am 1. Januar 2009.

Der Umfang der manuellen Verarbeitung wurde durch die Implementierung eines neuen Systems drastisch reduziert, wobei es einige Zeit dauerte, bis sich die Benutzer mit dem TMS und seinen Möglichkeiten vertraut gemacht hatten. Alle Treasury-relevanten Transaktionen werden automatisch im Abrechnungsmodul von IT2 anhand der von der Bank mittels MT940-Nachrichten über Fides erhaltenen Informationen und der mit täglichen Marktzinssätzen projizierten Positionen im System verbucht. Einträge werden täglich zu Abacus transferiert. Folglich können wir uns jetzt darauf verlassen, dass unser Buchungssystem aktuell ist, und wir können unseren Monatsabschluss am zweiten Tag nach dem Ende des Monats, oder bereits vorher, durchführen.

Wir können auch einzelne Buchungen aufschlüsseln, sodass volle Transparenz in Bezug auf die Daten gewährleistet ist.

Die durch die Erreichung eines vollständigen Straight-Through-Processing erzielte Effizienz ist angesichts eines jährlichen Volumens von rund 15’000 Transaktionen, die von unserem TMS zu unserem Buchungssystem transferiert werden, erheblich. Aus Cash-Management-Perspektive haben wir ausserdem erhebliche Verbesserungen bei unseren Prozessen und der Datenqualität erzielt. Banksalden des IT2- Abrechnungsmoduls werden mit denen des Cash- Management-Moduls und den von der Bank per E-Mail erhaltenen Auszügen abgestimmt, sodass wir über ein hohes Mass an Datenintegrität verfügen.

Unser Nutzen aus dem Straight-Through-Processing beschränkt sich nicht nur auf das Back-Office. Zusätzlich zu den Schnittstellen zu Fides für Bankkontoinformationen und zu unserem Buchungssystem für den Transfer von Buchungseinträgen haben wir auch eine Schnittstelle zum automatisierten Handelsportal 360T für im Markt durchgeführte Transaktionen und mit Misys für den Bestätigungsabgleich implementiert.

Infolge dieses Grossprojekts haben wir die Ziele unserer Treasury-Vision 2010 erreicht und eine erstklassige Treasury-Management-Infrastruktur implementiert, die nicht nur unsere heutigen Bedürfnisse, sondern auch die weiterentwickelten, zukünftigen Bedürfnisse erfüllt.

Mauro d’Ambros has been Treasurer of Bucher Industries AG since 2007. Previously he was Assistant Treasurer of Elopak from 2001-2005, and then Assistant Manager Treasury and Risk Management at PricewaterhouseCoopers. He has a diploma in business administration and a Certificate of Advanced Studies Swiss Certified Treasurer.

Photography © www.cochlear.com

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