UPS

UPS benötigte eine Lösung, die Bank- und Transaktionsinformationen zusammenfassen, automatisieren und in einer Weise darstellen konnte, die den Mitarbeitenden der Treasury-Abteilung ermöglicht, wichtige Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Barmitteltransparenz, die Möglichkeit zur Konzentration von Barmitteln und ein effizienterer weltweiter Austausch mit Banken sowie die verbesserte Verarbeitung von Zahlungen waren allesamt hohe Prioritäten.

Reval TMS mit Fides ARS und Fides EFT

•  Globale Barmitteltransparenz und -konzentration
• Zentralisierung von Bankdienstleistungen
• Reduziertes operationelles Risiko
• Optimierte Geschäftsprozesse

UPS ist ein weltweit führendes Logistikunternehmen, das zahlreiche Lösungen wie Paket-und Frachttransport, die Erleichterung internationalen Handels und den Einsatz fortschrittlicher Technologie zur effektiven Verwaltung in der Geschäftswelt anbietet. Das Unternehmen, dessen Hauptsitz im US-amerikanischen Atlanta liegt, ist in über 220 Ländern und Gebieten weltweit tätig.

UPS ist eine globale Organisation mit Bankkonten in 76 Ländern und über 120 Bankpartnern. Viele dieser Bankpartner betreiben ihre eigenen elektronischen Bankingplattformen. Vor 2016 nutzte UPS zur Verwaltung seiner Barmittel ein inländisches US-Treasury-System, ein selbst entwickeltes internationales System und eine grosse Zahl unterschiedlicher Bankingplattformen. Diese dezentrale Ansammlung verschiedenartiger Systeme führte zu mehreren wesentlichen Problemen: gesteigertes Organisationsrisiko, manuelle Positionierung von Barmitteln, mangelnde globale Barmitteltransparenz und unzureichende Möglichkeiten zur physischen Konzentration von Barmitteln.

Das Organisationsrisiko wurde durch die gleichzeitige Nutzung von mehr als 90 E-Banking-Portalen mit über 2500 Nutzern in Geschäftsbereichen in aller Welt noch verstärkt. Es war eine extrem anspruchsvolle Aufgabe, unternehmenseigene Mittel zu verwalten und zu kontrollieren – und unmöglich, den Überblick darüber zu behalten, wer den erforderlichen Zugriff hatte, um im Namen des Unternehmens Zahlungen auszuführen.

Neben den Risiken führte diese komplexe Systemumgebung zu Ineffizienzen. Um den tagtäglichen Ablauf der internationalen Operationen von UPS zu finanzieren, mussten Mitarbeitende der verschiedenen Geschäftsbereiche von UPS in einem webbasierten Tool ihre täglichen Zahlungsein- und ausgänge schätzen – ein manueller und ungenauer Prozess mit Hunderten von täglich eingereichten Prognosen.

Globale Transparenz erwies sich als schwierig, da es kein zentralisiertes Reporting und keine global zusammengefasste Datenquelle gab. Die Mitarbeitenden mussten mithilfe verschiedener Personen Informationen aus mehreren Systemen mühsam zusammenstückeln, was zu entsprechenden Ungenauigkeiten führte. Es ist nie ein gutes Zeichen, wenn CFOs die Frage stellen, wie viele Barmittel zur Verfügung stehen und man sie mit der Antwort «Geben Sie mir eine Woche und ich gebe Ihnen eine zuverlässige Schätzung» vertrösten muss.

Schliesslich führten regulatorische Verschiebungen auch zu Veränderungen der Barmittelkonzentrationsmöglichkeiten von UPS. Dies gefährdete über USD 2 Milliarden an internationaler Liquidität, falls es nicht gelang, die Struktur des fiktiven Cash Poolings durch physische Mitteltransfers zu ersetzen.

UPS verfügt über ein Global-Treasury-Team, das nach geografischen Regionen aufgeteilt ist. Von diesen istjede für das Cash-Management verantwortlich. Neben drei regionalen Treasury-Zentren gibt es ein Investment-Team, das für die Investition aller globalen Barmittel oder die Aufnahme von Fremdkapital verantwortlich ist. Als UPS mit der Suche nach einem TMS begann, rief das Unternehmen zur Steuerung des Projekts und seiner gesamten Treasury-Technologie eine offizielle Treasury-System-Gruppe ins Leben, die alle anderen Treasury-Teams bei der Optimierung ihrer Prozesse und der Effizienzsteigerung unterstützen sollte. Treasury Process Controller Eli Brown wurde mit der Leitung dieses Projekts betraut.

Das Unternehmen benötigte dringend globale Barmitteltransparenz. Die bisherige Barmittelkonzentration auf fiktiver Basis war vom regulatorischen Standpunkt aus nicht länger machbar. Brown merkte schnell, dass UPS neben einem TMS auch ein Servicebüro / einen Bankkonnektivitäts­dienstleister benötigen würde, der die Möglichkeit bietet, Barmittel global zu konzentrieren.

Eines der wichtigsten Vorauswahlkriterien für das potenzielle neue Treasury-Management-System war, dass es cloudbasiert sein sollte. On-Premise-Software kam automatisch nicht in Betracht. UPS benötigte die Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffektivität, die ein SaaS-TMS im Gegensatz zur Einstellung zusätzlicher Mitarbeitender zur Verwaltung, Wartung und Pflege interner Systeme bieten würde. Reval setzte sich an die Spitze der Liste, da sein cloudbasiertes System dank der Partnerschaft mit Fides zusätzlich branchenführende globale Multibanking-Konnektivität ermöglichte. UPS konnte mit Reval einen einzelnen Vertrag abschliessen, was der Beschaffungsabteilung die Arbeit erleichterte.

UPS begann im April 2016 und setzte sich das ambitionierte Ziel, bis Oktober des gleichen Jahres 80% der globalen Barmittelbestände in das System zu verschieben. Für die Einrichtung des Systems und die Herstellung der Konnektivität für die ersten 200 Konten bei Banken aus zehn verschiedenen Ländern blieben also nur sechs Monate. Vor diesem Hintergrund erhielten Reval und Fides nun den Auftrag, diesen globalen Rollout zu planen.

UPS verwendet das SWIFT-Netzwerk zur Verarbeitung aller Zahlen und nutzt dazu den Fides-BIC und den gesellschaftseigenen BIC. Die Option, für die Verbindungen mit der ersten Welle der Banken den BIC von Fides zu verwenden, ermöglichte es UPS, die ambitionierte, durch regulatorische Voraussetzungen erforderliche Projektimplementierungsfrist einzuhalten. Fides ging UPS auch bei der Einrichtung eines eigenen BIC zur Hand, was dem Treasury-Team die Arbeit massgeblich erleichterte.

Es gab zuvor keinen Mechanismus, der UPS gestattete, Barmittel an einer Stelle zu konzentrieren und von dort aus zu investieren. Dank Fides war das Unternehmen in der Lage, Zahlungskonnektivität zu den verschiedenen Konten herzustellen, in denen Barmittel konzentriert werden konnten, sowie zu zahlreichen anderen, die nicht Teil der Cash-Pooling-Struktur waren, und sie alle mit dem Reval TMS zu verknüpfen. In Reval kann UPS Zielsaldi und Trigger festlegen –zum Beispiel, dass bei einem Kontostand von mehr als USD 10’000 der Überschuss automatisch über eine Zahlungsmitteilung an das SWIFT-Netzwerk über Fides auf eines der Konzentrationskonten überwiesen wird.

Wo sich zuvor jemand in Vietnam auf einer Website einloggen und der regionalen Treasury-Abteilung mitteilen musste, wie viel Geld sich auf den Konten befand und wie viel benötigt wurde, berechnet das System diese Informationen nun automatisch. Standard Chartered in Vietnam sendet eine MT942-Nachricht über das SWIFT-Netzwerk an Fides und an Reval; Reval stellt fest, dass sich auf dem konkreten Konto USD 2 Millionen befinden. Zudem sieht das System, dass der Zielsaldo USD 100’000 beträgt und löst deshalb die Überweisung des Überschusses durch das SWIFT-Netzwerk und Fides an die Hausbank von UPS aus. Anstatt also einen Antrag stellen zu müssen und das Geld durch die regionale Treasury-Abteilung überweisen zu lassen, läuft dieser Prozess vollautomatisch ab.

Fides stellt UPS zudem Konverter für MT101-Zahlungen und ISO-Mitteilungen zur Verfügung. Diese Konverter sind ein weiterer Vorteil, den UPS aus der Partnerschaft mit Reval und Fides zieht: Reval unterstützt zahlreiche native MT101-Tags, doch jede Bank ist anders. Fides kann diese Mitteilungen automatisch konvertieren und abschicken, was UPS Transaktionen mit Banken ermöglicht, die sonst nicht ausgeführt werden könnten.

Für die Implementierung bediente sich UPS eines schrittweisen Ansatzes und arbeitete mit Reval und Fides am gleichzeitigen Rollout der Funktionalität in 18 Ländern. Die erste Welle erfolgte im Oktober/November 2016. Das Unternehmen nahm im Februar, März, April und Mai 2017 monatlich zwischen 15 und 18 Länder in das System auf. In den Vereinigten Staaten als einem der grössten Standorte mit zahlreichen Bankkonten wurde der Systembetrieb im Juni 2017 aufgenommen. Die beiden verbleibenden Länder waren Brasilien und China. UPS hatte sich entschieden, hier mit der Implementierung zu warten, da Ausschreibungen für neue Bankpartner noch offen waren und man nicht erst mit der alten Bank die Implementierung durchführen und anschliessend zu einem neuen Partner wechseln wollte, wo ein erneuter Implementierungsvorgang erforderlich gewesen wäre.

Mit den Bankkonnektivitätslösungen von Fides konnte UPS seine Abhängigkeit von individuellen Bankingplattformen verringern; ein übergeordnetes Ziel ist, sie allmählich vollständig abzuschaffen. Dank der erfolgreichen Einrichtung von Fides muss das zentrale Treasury-Management sich nicht länger Gedanken um die Kontrolle machen. Anstatt einzelne Bankportale verwenden zu müssen, fliessen sämtliche Daten durch Fides in Reval.

Diese Zentralisierung spart den Treasury-Mitarbeitenden eine Menge Zeit: durch die automatisierten Zahlungsprozesse und die zentrale Datenstelle müssen nicht länger mehrere komplexe Tabellen gepflegt und Daten manuell zusammengetragen werden. Diese Automatisierung reduziert zudem das Risiko menschlicher Fehler und sorgt dadurch für präzisere, sauberere Datenqualität.

Am ersten Tag, an dem die Bankverbindungen im November 2016 in Betrieb gingen, überwies UPS erfolgreich USD 1,6 Milliarden aus lokalen Bankkonten in seine konzentrierte Struktur. Seither wurden über die Fides-Reval-Konnektivität rund 50’000 Zahlungen durchgeführt – 4000 Zahlungen jeden Monat.

Heute erhält UPS Auszüge des Vortages und des aktuellen Tages für fast alle Bankkonten, zu denen Konnektivität besteht. Für die meisten Konten gehen alle 30 Minuten Auszüge des aktuellen Tages ein, was dem Treasury-Team die nötige Transparenz gibt, um nicht nur über die Kontostände zum Ende des Vortages Bescheid zu wissen, sondern beinahe in Echtzeit einen Eindruck der aktuellen Situation zu gewinnen. Diese hohe Transparenz führt nicht nur zu genauerer Berichterstattung, sondern erlaubt auch die Konzentration von Barmitteln auf effektivste Weise.

Zuvor war es für das Treasury-Team von UPS schwierig, die Frage «Wie viele Barmittel haben wir und wo liegen sie derzeit?» zu beantworten. Da diese Daten nun fast in Echtzeit vorliegen, stellt es kein Problem mehr da, festzustellen, wie effizient Barmittel abgerufen werden. Wo das Team vorher möglicherweise glaubte, an einem Standort einen Puffer von USD 100’000 zu benötigen, kann es nun, da die Kontostände den ganzen Tag über sichtbar sind, genau feststellen, ob der Standort in Wahrheit mit USD 10’000 auskommen könnte – oder sogar ganz ohne Barmittel. Dadurch kann UPS diese Differenz investieren und eine Rendite erzielen oder sie an einen anderen Teil des Unternehmens weiterleiten, der sie dringender benötigt.

UPS hat vor Kurzem in China neue Konten bei einer neuen Bank eröffnet, und ein Teil des damit zusammenhängenden Onboarding-Prozesses bestand in der Implementierung von Reval und Fides. Aufgrund der Kommunikation und Koordinierung zwischen Fides, Reval, UPS und dem chinesischen Bankpartner lief alles reibungslos ab.

UPS arbeitet daran, Mitarbeitende von den Bankplattformen und individuellen Bankportalen abzuziehen und stattdessen mit dem Reval TMS arbeiten zu lassen – etwas, das ohne die von Fides zur Verfügung gestellte Bankkonnektivität nicht möglich wäre. Viele dieser Benutzer benötigen nur einen Read-Only-Zugang, um schnell zu sehen, wie viel Geld auf dem Konto ist oder ob Transaktionen verrechnet wurden. Da die Informationen nun von der Bank in das zentralisierte System eingespeist werden, müssen die Benutzer nicht länger auf die individuellen Systeme der Banken zugreifen.

Dadurch sinkt auch das Risiko. Die verschiedenen Bankingplattformen bieten nicht alle die Möglichkeit, die Menge der Mittel, die eine einzelne Person verschieben kann, zu begrenzen. Bisher war es fast unmöglich, einen einheitlichen Standard festzulegen, da die Technologien unterschiedlich waren. Dank Fides und Reval kann UPS nun rollenbasierte Zugriffskontrollen einführen, die jedem Benutzer zu seiner Rolle passende Genehmigungen zuordnet.

Photography © www.ups.com

Fides ist Weltmarktführer für Multibank-Konnektivität, Zahlungen und Transaktionskommunikation. Als Marktführer seit mehr 100 Jahren setzt sich Fides dafür ein, Finanzgeschäfte für alle Organisationen so effizient, transparent und sicher wie möglich zu gestalten. Mehr als 3‘500 Kunden verlassen sich auf Fides für ein effizientes Cash- und Liquiditätsmanagement. Sie profitieren von der Anbindung an mehr als 13‘000 Banken und von umfassenden Workflow-, Reporting-, Konvertierungs-, Validierungs- und Sicherheitsdienstleistungen. Ganz gleich, ob Unternehmen über die sichere Fides Multibanking Suite zugreifen oder unsere nahtlose Integration mit ERP-, TMS- und anderen Backend-Systemen von Drittanbietern nutzen: Fides ist die einzige Plattform, die sie benötigen.